GÖREVİN ADI

Disiplin İşleri Şube Müdürlüğü Şefi

GÖREVİN KISA TANIMI

İlgili Mevzuat ve Celal Bayar Üniversitesi Rektörlüğü'nce belirlenen ilke ve talimatlar doğrultusunda, şube müdürlüğünün işlemlerinin sağlıklı, düzenli ve uyumlu bir şekilde yürütülmesini sağlamak.

GÖREVİN KAPSAMI

Disiplin İşleri Şube Müdürlüğü Şefi olarak  verilen görevlerin kanun, tüzük, yönetmelik ve diğer ilgili mevzuat hükümleri uyarınca Manisa Celal Bayar Üniversitesi Kalite Politikası Kalite Yönetim Sistemi çerçevesinde gereği gibi yerine getirilmesini; yetkilerin yerinde, zamanında ve gereğince kullanılmasını sağlamak, İş ve İşlerin geliştirilmesi ile ilgili Şube Müdürüne önerilerde bulunmak, şubesinde görevli personelin birlikte uyum içinde çalışmasını sağlamak ve verilecek benzeri görevleri yerine getirmektir.

GÖREVİN DETAYI

·         EBYS üzerinden sevk edilen görevlerin eksiksiz olarak yerine getirilmesini sağlamak ve koordine etmek.

·         Şube Müdürü tarafından sevk edilen iş, işlem ve yazılar ile ilgili gereğini yapmak ya da yaptırmak.

·         Birime gelen ve giden işlemi biten ya da devam eden evrakları standart dosya planına göre ve ilgili olduğu klasörlere dosyalatmak ve disiplin arşivinin düzenini sağlamak ve denetlemek.

·         Disiplin arşivindeki dosyaların ve arşiv malzemelerinin korunmasını ve muhafazasını sağlamak, sağlatmak ve denetlemek.

·         Görevli olduğu iş ve işlemlerin Kanun, Tüzük ve Yönetmelik hükümlerine uygun olarak yürütülmesini sağlamak.

·         Maiyetindeki görevli personelin etkin ve verimli çalışması için gerekli tedbirleri almak, yetiştirilmelerini sağlamak ve işlerin yapılış yöntemlerini ve oluşabilecek sorunlar ile ilgili iş başında personele açıklamak ve bilgilendirerek işin doğru yapılmasını sağlamak ve denetlemek.

·         Maiyetindeki personelin görevlerini aksatmayacak şekilde izin takip ve mesaiye devamlılığını sağlamak.

·         Maiyetindeki personelin işlerini koordine ve organize etmek, denetlemek, yapılan işleri inceleyerek hataları düzeltmek.

·         Maiyetindeki personel arasında dengeli görev bölümü ve iş dağılımı yaparak hizmetin düzenli, verimli ve süratli bir şekilde yürütülmesini, personelin disiplin ve iş birliği içinde çalışmasını sağlamak.

·         Şube Müdürüne karşı sorumlu olmak ve kendisine bağlı personelin üstü olarak görevlerini tam ve eksiksiz yerine getirmek.

·         Şube Müdürlüğünde kullanılan bütün büro malzemeleri ve demirbaşların korunması için Şube Müdürüne önerilerde bulunmak, alınan tedbirleri uygulamak, malzemelerin yerinde ve ekonomik kullanılmasını sağlamak.

·         Bağlı olduğu birim amirine bünyesindeki görevleri ile ilgili yardımcı olmak, düzenli ve doğru bilgi akışı sağlamak.

·         Şube Müdürlüğünde yapılan iş ve işlemler ile ilgili mevzuat değişikliklerini takip ederek Şube Müdürünü ve maiyetindeki personeli bilgilendirmek.

·         Birimde yaşanan aksaklıklar ile ilgili Şube Müdürünü bilgilendirmek ve sorunları gidermek için çözüm önerilerinde bulunmak.

·         Amirinin ve üst yöneticilerin ihtiyaç duyabileceği kendi görev alanı kapsamındaki her türlü bilginin her an kullanılmaya hazır şekilde tam, doğru ve güncel tutulmasını sağlamak, gerektiğinde rapor hazırlamak.

·         Üst yöneticileri tarafından verilecek konusuyla ilgili diğer işlemleri yapmak.

·         Uhdesine verilen tüm görevleri ve sorumlulukları mevzuata uygun, tam, zamanında ve doğru olarak yerine getirmek ve getirilmesini sağlamak.

·         Maiyetinde yer alan her türlü evrak ve dosyaların eksiksiz ve güncel olarak tutulmasını ve takibini sağlamak.

·         Şube Müdürlüğü bünyesinde yapılan yazışmaları paraflamak, yazışmaların sonuçlanıp sonuçlanmadığını kontrol etmek ve sonuçlandırılmasını sağlamak ve kontrol etmek.

·         Üniversitemizce yürütülen akademik ve idari personelin inceleme işlemlerinin yazışma, tamamlanma ve dosyalama süreçlerinin takibinin yapılmasını sağlamak.

·          Üniversitemizce yürütülen akademik ve idari personelin disiplin soruşturması işlemlerinin yazışma, tamamlanma ve dosyalama süreçlerinin takibinin yapılmasını sağlamak.

·         Üniversitemizce yürütülen akademik ve idari personelin ceza soruşturması işlemlerinin yazışma, tamamlanma ve dosyalama süreçlerinin takibinin yapılmasını sağlamak.

·         Bilgi Edinme Hakkı Kanunu kapsamında gelen CİMER başvuruları ile ilgili yazışmaların yapılmasını ve takibini sağlamak.

·         Soruşturmacılardan gelen ek süre taleplerinin ilgili mevzuat çerçevesinde karşılanmasını sağlamak.

·         Soruşturmacılar tarafından talep edilen istinabe yolu ile ifade istem talepleri vb. bilgi ve belgeleri ilgili mevzuat çerçevesinde göndererek soruşturma sürecine yardımcı olunmasını sağlamak.

·         Birimde yürütülen inceleme ve soruşturmalarda soruşturmacılara doğru bilgi akışı sağlamak.

·         Bünyesinde yürütülen soruşturmalar sonucunda açılan davalarda Üniversitemiz Hukuk Müşavirliği tarafından istenilen bilgi, belge ve dosyaların hazırlanmasını ve zamanında ilgili birime gönderilmesini sağlamak.

·         Üniversitemizce yürütülen soruşturmalar kapsamında ya da diğer Üniversiteler tarafından yürütülen soruşturmalarda istenilen bilirkişi talepleri ile ilgili yazışmaları yapmak, yapılmasını sağlamak, takip ve kontrol etmek.

·         Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı, YÖK Denetleme Kurulu Başkanlığı, Valilik ve Cumhuriyet Başsavcılıklarından gelen soruşturma ve disiplin işlemleri ile ilgili istenilen bilgi, belge ve dosyalar ile ilgili yazışmaların yapılmasını ve sonuçlandırılmasını sağlamak, takip ve kontrol etmek.

·         Birimin personel, araç, gereç ve malzeme ihtiyaçlarını tespit ederek tamamlanmasını sağlamak, yetkisi dışında olan eksiklikler için Daire Başkanına önerilerde bulunmak.

·         Bünyesinde yer alan personelin birimde yapılan işlerle ilgili yetiştirilmesini sağlamak.

·         İzin ya da rapor alması durumunda işlerin aksamayacağı şekilde personel bulundurmak, vekalet bırakmak ve gerekli tedbirleri almak.

·         Daire Başkanı ve üst yöneticiler tarafından verilecek diğer görevlerin tam, doğru ve eksiksiz yerine getirilmesini sağlamak.

GÖREVDE ARANAN NİTELİKLER

·         657 sayılı Devlet Memurları Kanunu hükümlerine göre atanmış olmak,

·         En az lisans mezunu olmak.

ÜST YÖNETİCİSİ

Disiplin İşleri Şube Müdürü

YETKİ VE SORUMLULUK

Disiplin İşleri Şube Müdürüne karşı birinci derecede sorumludur.